Événements Locaweb

À propos

En 1997, la société brésilienne Locaweb est née à São Paulo, offrant l'hébergement de sites Web, le cloud computing et des services Internet. Il intègre également des plateformes de boutiques en ligne, du marketing par e-mail numérique et des systèmes de paiement robustes. Est actuellement le leader de l'hébergement Web au Brésil, avec plus de 280 000 clients.

Au fil des ans, Locaweb a acquis des sociétés pour augmenter son portefeuille, telles que: Tray e-Commerce, une plateforme de commerce électronique; Evential, une plateforme de webinaires; et All-in Mail, une société de marketing et de messagerie électronique.

Dans le but d'apporter un contenu de qualité et un networking aux professionnels et entrepreneurs d'Internet, Locaweb organise chaque année des événements. La RubyConf et la communauté PHP sont destinées aux développeurs, tandis que le Meetup Locaweb est axé sur les entrepreneurs. Les événements ont déjà eu des éditions dans des villes comme: Belo Horizonte, Recife, Curitiba, Porto Alegre, São Paulo et Minas Gerais.

Les événements comprennent des conférences, des ateliers et une foire qui offre des produits et services à la communauté des développeurs et entrepreneurs connectés.

Défis

L'organisation d'événements pour le personnel a le défi de synchroniser trois types d'événements avec des cibles différentes. Un autre défi était de générer des interactions et d'engager les différents publics de chaque événement. De plus, ils voulaient organiser des cadeaux pendant l'événement pour les participants.

Les événements Locaweb ont des types d'événements d'arborescence avec deux publics cibles:

• RubyConf et PHP Community: destinés aux développeurs.
• Meetup Locaweb: axé sur les entrepreneurs.

Chaque public cible a des intérêts différents, ce qui rend l'agenda de l'événement un peu complexe. Un autre facteur était de permettre et d'améliorer les possibilités de networking entre les participants. Une solution utilisée dans des événements passés n'a pas fourni de solutions avec le chat, les commentaires et l'intégration avec Twitter.

Solutions

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  Plateforme de gestion d'événements

  La plateforme de gestion d'événements est l'outil numérique avec lequel Locaweb peut gérer et intégrer ses activités de planification. Marque blanche et multi-événements, il compte actuellement plus de 50 fonctionnalités intégrées.
  
  Locaweb peut suivre et approuver les actions et commentaires pendant l'événement, du début à la fin. L'équipe de gestion peut choisir les fonctionnalités en fonction de la pertinence et du public cible de chaque événement, créer une expérience personnalisée pour chaque participant individuel. La plate-forme a aidé à distribuer des cadeaux pendant l'événement, en intégrant le flux de l'application avec le hashtag de l'événement sur Twitter.
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  Plateforme multi-événements

  Locaweb a acquis la solution complète InEvent Live App pour gérer tous ses événements. Toutes les données d'événements futurs et passés peuvent être consultées et analysées à tout moment dans un seul environnement. La fonctionnalité multi-événements a permis au personnel de Locaweb de gérer leurs événements avec une seule configuration de leurs configurations. Ils ont également eu avec l'application disponible pour Android et iOS, avec un support pour le portugais, l'anglais et l'espagnol.
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  Plate-forme mobile

  L'application a été personnalisée pour les événements en fonction de l'identité visuelle choisie par l'organisation de l'événement. L'intégration de l'application avec Twitter a été réalisée pour cet événement. Le fil d'actualité a été utilisé pour les mises à jour pendant l'événement, le networking et l'agenda de l'événement, qui a été personnalisé en fonction de l'événement et du public cible de l'événement.
  
  L'agenda de l'événement était l'un des points les plus importants car ils avaient cinq activités parallèles dans différentes salles. L'équipe de gestion des événements de Locaweb a pu télécharger toutes les sessions à l'ordre du jour afin que les participants puissent identifier la salle sans consulter un horaire imprimé.
  
  De plus, du matériel a été mis à disposition tout au long de l'événement, semblable à un répertoire de fichiers, où les participants pouvaient télécharger le contenu en toute sécurité.

Résultats

Locaweb a pu rationaliser tous les processus de planification et d'exécution des activités de l'événement sur une seule plateforme. La plateforme dispose d'un système intuitif qui permet d'avoir un contrôle total sur tous les événements, fonctionnalités et actions qui devraient apparaître pour chaque public cible.

Une autre grande différence pour tous les événements Locaweb était d'avoir un agenda avec des activités parallèles dans lequel les participants pouvaient sélectionner des événements et entrer et sortir des conférences. L'ordre du jour imprimé a été supprimé, ce qui a apporté innovation, efficacité et durabilité à l'événement.

Les interactions ont été effectuées sur l'application et l'accès au fil d'actualités a enregistré des enregistrements d'engagement. Les données et les discussions échangées indiquent que l'engagement et le networking ont été réussis et ont répondu aux attentes de Locaweb, en plus d'offrir une expérience différenciée à tous les participants.

Réalisations

• Accès à tous les événements sur une seule plateforme, avec une gestion de bout en bout;
• Amélioration de l'expérience des participants avec des interactions dans une application exclusive;
• Gestion des agendas avec 2 types d'événements destinés à différents publics;
• Actions d'engagement en direct avec les réseaux sociaux tout au long de l'événement;

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  L'événement a été excellent et nous prévoyons de le réutiliser l'année prochaine! Carlos Gonçalves - Coordinateur des événements Locaweb