Locaweb-Events

Über

1997 wurde in São Paulo das brasilianische Unternehmen Locaweb gegründet, das Website-Hosting, Cloud Computing und Internetdienste anbietet. Es integriert auch Online-Shop-Plattformen, digitales E-Mail-Marketing und robuste Zahlungssysteme. Derzeit ist das Unternehmen mit mehr als 280.000 Kunden der führende Anbieter von Webhosting in Brasilien.

Im Laufe der Jahre hat Locaweb einige Unternehmen übernommen, um sein Portfolio zu erweitern, wie zum Beispiel: Tray e-Commerce, eine E-Commerce-Plattform; Evential, eine Webinar-Plattform; und All-in Mail, ein Marketing- und System-E-Mail-Unternehmen.

Mit dem Schwerpunkt, Internetfachleuten und Unternehmern hochwertige Inhalte und Networking zu bieten, organisiert Locaweb jährlich einige Veranstaltungen. Die RubyConf- und PHP-Community richtet sich an Entwickler, während sich das Locaweb Meetup an Unternehmer richtet. Die Veranstaltungen fanden bereits in Städten wie Belo Horizonte, Recife, Curitiba, Porto Alegre, São Paulo und Minas Gerais statt.

Zu den Veranstaltungen gehören Vorträge, Workshops und eine Messe, die der Gemeinschaft vernetzter Entwickler und Unternehmer Produkte und Dienstleistungen anbietet.

Herausforder

Die Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen steht vor der Herausforderung, drei Arten von Veranstaltungen mit unterschiedlichen Zielen zu synchronisieren. Eine weitere Herausforderung bestand darin, Interaktionen zu generieren und die unterschiedlichen Zielgruppen jeder Veranstaltung einzubeziehen. Darüber hinaus wollten sie während der Veranstaltung Giveaways für die Teilnehmer veranstalten.

Die Locaweb-Veranstaltungen verfügen über drei Veranstaltungstypen mit zwei Zielgruppen:

• RubyConf und PHP Community: richtet sich an Entwickler.
• Locaweb Meetup: auf Unternehmer fokussiert.

Jede Zielgruppe hat unterschiedliche Interessen, was die Veranstaltungsagenda etwas komplex macht. Ein weiterer Faktor bestand darin, die Vernetzungsmöglichkeiten zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen und zu verbessern. Eine bei vergangenen Veranstaltungen verwendete Lösung bot keine Lösungen mit Chat, Feedback und Integration mit Twitter.

Lösungen

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  Eventmanagement-Plattform

  Die Event-Management-Plattform ist das digitale Tool, mit dem Locaweb seine Planungsaktivitäten verwalten und integrieren kann. White Label und Multi-Events, derzeit verfügt es über mehr als 50 integrierte Funktionalitäten.
  
  Locaweb kann Aktionen und Kommentare während der Veranstaltung von Anfang bis Ende verfolgen und genehmigen. Das Managementteam kann die Funktionen je nach Relevanz und Zielgruppe jeder Veranstaltung auswählen und so für jeden einzelnen Teilnehmer ein individuelles Erlebnis schaffen. Die Plattform unterstützte bei Werbegeschenken während der Veranstaltung und integrierte den App-Feed mit dem Hashtag der Veranstaltung auf Twitter.
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  Multi-Event -Plattform

  Locaweb erwarb die vollständige InEvent Live App-Lösung zur Verwaltung aller seiner Veranstaltungen. Alle zukünftigen und vergangenen Ereignisdaten können jederzeit in einer einzigen Umgebung abgerufen und analysiert werden. Die Multi-Events-Funktion ermöglichte es den Locaweb-Mitarbeitern, ihre Events mit einer einzigen Einrichtung ihrer Konfigurationen zu verwalten. Die Anwendung war auch für Android und iOS verfügbar und unterstützte Portugiesisch, Englisch und Spanisch.
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  Mobile-Plattform

  Die App wurde entsprechend der von der Veranstaltungsorganisation gewählten visuellen Identität für Veranstaltungen angepasst. Für diese Veranstaltung wurde die Integration der App mit Twitter durchgeführt. Der Newsfeed wurde für Updates während der Veranstaltung, Networking und die Veranstaltungsagenda verwendet, die je nach Veranstaltung und Zielgruppe der Veranstaltung angepasst wurde.
  
  Das Veranstaltungsprogramm war einer der wichtigsten Punkte, da es fünf parallele Aktivitäten in verschiedenen Räumen gab. Das Veranstaltungsmanagementteam von Locaweb konnte alle auf der Tagesordnung stehenden Sitzungen hochladen, sodass die Teilnehmer den Raum identifizieren konnten, ohne einen Blick auf einen gedruckten Zeitplan zu werfen.
  
  Außerdem wurden während der gesamten Veranstaltung Materialien zur Verfügung gestellt, ähnlich einem Dateiverzeichnis, in das die Teilnehmer die Inhalte sicher herunterladen konnten.

Ergebnisse

Locaweb war in der Lage, alle Prozesse der Planung und Durchführung der Aktivitäten der Veranstaltung auf einer einzigen Plattform zu optimieren. Die Plattform verfügt über ein intuitives System, das eine vollständige Kontrolle über alle Ereignisse, Funktionen und Aktionen ermöglicht, die für jedes Zielpublikum angezeigt werden sollen.

Ein weiterer großer Unterschied für alle Locaweb-Veranstaltungen bestand darin, dass es eine Agenda mit parallelen Aktivitäten gab, bei der die Teilnehmer Veranstaltungen auswählen und Vorträge betreten und verlassen konnten. Auf die gedruckte Tagesordnung wurde verzichtet, was der Veranstaltung Innovation, Effizienz und Nachhaltigkeit bescherte.

Die Interaktionen wurden über die App durchgeführt und der Zugriff auf den Newsfeed führte zu Interaktionsaufzeichnungen. Die ausgetauschten Daten und Chats zeigen, dass Engagement und Networking erfolgreich waren und die Erwartungen von Locaweb erfüllt haben und allen Teilnehmern ein differenziertes Erlebnis geboten haben.

Leistungen

• Zugriff auf alle Veranstaltungen auf einer einzigen Plattform, mit End-to-End-Management;
• Verbesserung des Teilnehmererlebnisses durch Interaktionen in einer exklusiven App;
• Verwaltung von Tagesordnungen mit zwei Arten von Veranstaltungen, die sich an unterschiedliche Zielgruppen richten;
• Live-Engagement-Aktionen mit sozialen Netzwerken während der gesamten Veranstaltung;

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  Die Veranstaltung war ausgezeichnet und wir planen, sie nächstes Jahr wieder zu nutzen! Carlos Gonçalves - Koordinator für Locaweb-Events