Réunion annuelle de Santander

À propos

Avec plus de 40 000 participants, InEvent a soutenu Santander avec les technologies d'accréditation, d'interaction, d'engagement et de communication sur le plus grand événement d'entreprise de l'histoire de l'Amérique latine.

La réunion annuelle de Santander a eu lieu le 2 décembre 2017 au stade Allianz Parque. Les équipes d'InEvent et de Santander ont travaillé ensemble pendant plus de trois mois pour avoir l'excellence dans toute son expérience numérique.

Ce fut une fête de fin d'année inoubliable pour les employés de l'un des plus grands conglomérats financiers du monde.

En plus du célèbre concert de la chanteuse pop brésilienne Ivete Sangalo, une autre attraction inattendue a surpris tout le monde: Sérgio Rial, le président de Santander, est descendu en rappel sur la scène.

"Dépassé les attentes, très bien organisé, et le soin et l'attention avec les participants étaient excellents" - Andre Luis de Queiroz Rangel, qui a assisté à l'événement.

Défis

Confidentialité, sécurité et rapidité

Lors d'un événement d'entreprise fermé et exclusif pour des milliers d'employés de Santander, il était essentiel d'avoir agilité, sécurité et contrôle tout au long de l'opération. En tant qu'événement interne de Santander, il était nécessaire de surveiller et de suivre chacun des 40 000 participants individuellement. Le suivi des heures d'entrée des employés à l'événement était essentiel.

Les mises à pied et les embauches devaient être synchronisées avec la base de données des participants. Révoquer l'accès aux anciens employés et en ajouter de nouveaux à la veille de l'événement, rapide, simple et sans nuire à l'expérience du participant, était un problème important à résoudre.

Les billets générés dans l'application mobile devaient être uniques et non transférables: les billets ne pouvaient pas être partagés avec d'autres personnes avec des captures d'écran ou des téléphones mobiles empruntés.

Communication avant / pendant / après l'événement

Pour s'assurer que chacun des 40 000 participants disposait de son ticket numérique individuel sur son téléphone portable, à son arrivée au stade, il a fallu créer une stratégie de communication efficace entre l'organisation de l'événement et les participants. Une faible adoption de l'application de l'événement entraînerait de longues files d'attente, allant de centaines à des milliers d'heures.

• Assurez un accès sécurisé à des milliers de personnes via l'application de l'événement;
• Assurer la numérisation efficace du code QR du tourniquet dans différents environnements;
• Communiquer activement toute l'opération;
• Guider les participants à entrer dans la bonne porte, sur plus de six dans le stade, et empêcher les participants d'entrer dans la mauvaise porte;
• Envoyer des annonces avant, pendant et après l'événement;
• Fournir un canal de communication entre l'organisation de l'événement et les participants;
• Interagissez avec 40 000 participants en temps réel.

Prêt pour l'inattendu

Il était impératif de se préparer à des événements inattendus (ou indésirables). Le ticket QR code devait être généré quelques jours avant l'événement, car il y avait une possibilité de manque de signal porteur ou de wifi. Il était également nécessaire de certifier l'entrée de personnes sans téléphone en raison d'événements tels que le vol, la perte ou tout simplement pour ceux qui n'étaient pas en possession de leur téléphone.

Solutions

• 

  InEvent Pass

  InEvent Pass a apporté rapidité et sécurité tout au long du processus d'accréditation: chaque participant a reçu un QR Code personnel et non transférable généré par l'application. InEvent a intégré les lecteurs de codes QR aux tourniquets de stade pour une entrée automatisée et contrôlée, un processus qui a pris moins de trois secondes par personne.
  
  InEvent a effectué plusieurs tests avant l'événement à Allianz. Des ajustements ont été apportés à l'application pour téléphone, par exemple en forçant la luminosité de l'écran à son maximum pour faciliter la numérisation du tourniquet. Des didacticiels et des notifications ont été envoyés afin que les participants ouvrent leurs codes QR lorsqu'ils arrivent à leurs portes respectives.
  
  Pour une entrée rapide et pour fournir un soutien complet sur place aux participants sans téléphone portable en raison d'incidents, il était essentiel que 98,7% des participants soient autorisés numériquement à accéder au stade. Cela signifiait que plus de 35 000 téléchargements de l'application officielle de l'événement avec une connexion sécurisée et un code QR unique avant l'événement devaient être déployés pour chacun des milliers de participants. Le QR Code a été enregistré dans le cache de l'application, permettant l'entrée des participants même sans aucun signal porteur ou wifi.
• 

  Système de classement interactif + Marketing de référence

  Pour encourager les participants à télécharger l'application et à s'inscrire, InEvent a utilisé le système de classement interactif. Il a été possible d'identifier les employés les plus engagés numériquement. Des campagnes ont été créées demandant aux participants les plus engagés numériquement d'aider leurs collègues à télécharger également l'application. Ces campagnes avec push et notifications sur les téléphones mobiles, ainsi que d'autres initiatives de communication faites par InEvent, garantissaient un taux de téléchargement d'application de 99% avant l'événement.
• 

  Application InEvent - Application Santander Events

  InEvent a développé l'application Santander Events, qui a permis aux participants d'accéder au stade ainsi qu'un canal de communication et d'interaction personnalisé en temps réel avec tous les participants.
  
  L'organisation de l'événement pourrait envoyer des notifications ciblées, partager des informations dans un flux de nouvelles exclusif et créer des onglets personnalisés avec des informations spécifiques sur l'événement. Un module de sondage dans l'application a également été utilisé pour choisir le nom de la mascotte de l'événement.
  
  Une campagne sur les médias sociaux a été créée à l'aide du hashtag #thisismybank. Toutes les publications sur Instagram et Facebook avec ce hashtag seraient répliquées dans le flux de l'application. Les participants pouvaient également obtenir de l'aide et communiquer avec l'organisation de l'événement via l'application. Enfin, l'organisation a utilisé le flux d'actualités de l'application pour promouvoir des vidéos, partager le compte à rebours de l'événement et publier toutes les communications pré-événement.
• 

  Assistance sur place

  InEvent a aidé l'organisation d'événements de Santander à offrir la meilleure expérience aux participants. Le support sur site a assuré la gestion du contenu de l'application Santander Events, les notifications push et les mises à jour. Avant, pendant et après l'événement, InEvent a gardé une trace de toutes les activités de l'application de l'événement et a fourni un soutien aux participants. Avec ce service, Santander a non seulement compté avec le support opérationnel InEvent, mais a également reçu un rapport complet avec les données des utilisateurs, des statistiques chronométrées et les résultats finaux.

Résultats

Réalisations

• 100% d'engagement;
• 5800 messages échangés;
• 10000 publications créées;
• 16800 J'aime;
• 2912 partages dans les réseaux sociaux;

• 

  C'était génial de travailler avec vous (InEvent), vous nous avez beaucoup soutenus. Cela nous a beaucoup facilité la vie et ce fut un honneur, nous sommes très heureux. Le plus grand événement d'entreprise en Amérique latine. Nous sommes très heureux. Je vous remercie. Allons-y! Karyna V. Nardelli - Événements internes et institutionnels - Vice-présidence de la communication, du marketing, des relations institutionnelles et du développement durable