Libbs Konvention

Über

Die pharmazeutische Industrie Libbs hat eine 60-jährige Geschichte und beschäftigt 2500 Mitarbeiter. Im Jahr 2018 fand die 7. Libbs Convention für tausend Unternehmensmitarbeiter statt. Die Vertriebstagung dauerte 14 Tage in Punta Cana im Barceló Bávaro Palace und war in zwei Wochen unterteilt: Die erste Woche konzentrierte sich auf die Bezirksleiter und Führungskräfte und die letzte auf das gesamte Team.

Herausforder

• Stellen Sie sicher, dass jeder der 1200 Teilnehmer Zugang zu den 1850 Aktivitäten hat und selbst entscheiden kann, an welchen Aktivitäten er bei der Veranstaltung teilnehmen möchte;
• Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung jedes Teilnehmers mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung ausgefüllt wurde;
• Stellen Sie sicher, dass jeder zur entsprechenden Zeit bei seinen Sitzungen anwesend war;
• Beschränken Sie den Zugriff bestimmter Bereiche und Fachkräfte auf Tagesordnungen aus ihren Sektoren;
• Benachrichtigen Sie alle, die ihre Agenda nicht rechtzeitig ausgefüllt haben, mithilfe eines Algorithmus – künstlicher Intelligenz – um zu überprüfen, wer die Agenda nicht rechtzeitig ausgefüllt hat;
• Reduzieren Sie die Größe des technischen Supportteams und erhöhen Sie die Autonomie der Veranstalter;
• Verwalten Sie die Veranstaltung auf einer einzigen Plattform mit Autonomie und individueller Teilnehmerverfolgung;
• Binden Sie die Teilnehmer vor und während der Veranstaltung mit Kommunikationsinitiativen ein;
• Weisen Sie den Teilnehmern Räume mit Details wie Name, Beschreibung, Kapazität und Gästen zu;
• Informationen zu Hosting, Standort und Fahrplänen individuell versenden;
• Kommunizieren Sie auf allgemeine, segmentierte und exklusive Weise, damit jeder Teilnehmer weiß, wie er zur Veranstaltung kommt, wie sein Aufenthalt sein wird und welche Transferdetails er hat;
• Stellen Sie Einzelheiten zu den Flügen jedes Teilnehmers zur Verfügung, einschließlich Abflugzeit, Ankunftszeit, Abflug- und Zielflughafen, Flugnummer und anderen Details;

Lösungen

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  InEvent Start – Zeitplanverwaltung

  Alle Mitarbeiter wurden in die InEvent-Plattform importiert, was eine vollständige segmentierte und personalisierte Verwaltung der Teilnehmerkontaktbasis ermöglichte. Jeder Mitarbeiter wurde mehreren Clustern hinzugefügt, denen er/sie angehörte, sodass Hunderte von Clustern erstellt wurden, die Hunderten von Mitarbeitern bei der Veranstaltung zugeordnet waren.
  
  Bei jedem Cluster handelte es sich um eine Liste von Personen, die nach dem Hauptplan Zugriff auf einige Sitzungen hatten. Für jeden Cluster gelten außerdem spezifische Regeln, sodass sich Teilnehmer nicht für mehrere gleichzeitige Sitzungen anmelden oder erforderliche Sitzungen überspringen können. Das Management hatte einen allgemeinen Überblick über den Plattformplan sowie einen individuellen Überblick über den Zeitplan jedes einzelnen Teilnehmers.
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  InEvent Gastfreundschaft

  Logistik, Reiserouten und Hotelzimmer wurden mit InEvent Hospitality vereinfacht. Informationen zu Unterkunft, Standort und Fahrplänen konnten individuell mit einem Mobiltelefon überwacht werden. Die Zuweisung der einzelnen Räume erfolgte vollständig automatisiert durch das unterstützende Personal der Agentur.
  
  Die Fluginformationen jedes Teilnehmers waren detailliert mit Flugplänen, Ankünften und Abflügen sowie dem Flugstatus. Durch die Zentralisierung aller Hospitality-Informationen und persönlichen Daten wie Reiseversicherung, Reisepass oder besondere Notizen in der InEvent-App könnte das Management die vollständige Kontrolle über das Premium-Erlebnis der Teilnehmer haben.
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  InEvent Live App

  Die gesamte Kommunikation erfolgte über die Event-App: vom Zeitplan über Informationen vor der Veranstaltung bis hin zur Ausstellung von Gutscheinen für die individuelle Reiseroute, Flugnummer und Unterkunft jedes Teilnehmers. Engagement-Initiativen wurden durch einen Unternehmens-Newsfeed und segmentierte Push-Benachrichtigungen ermöglicht.
  
  Auf die Zeitpläne konnte offline ohne Internet- oder WLAN-Verbindung zugegriffen werden. Vor Beginn der Veranstaltung wurden Zeitpläne basierend auf einem für Libbs entwickelten Algorithmus für künstliche Intelligenz erstellt. Segmentierte Listen beschränken den Zugriff von Mitarbeitern aus einem bestimmten Cluster auf Informationen anderer Cluster.
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  InEvent-Pass

  Während des Kongresses war InEvent anwesend, um die Operationen von Libbs zu unterstützen. Bei einigen Sitzungen wurde das System zur Akkreditierung und Zugangskontrolle genutzt, während andere sich auf die zuvor geplante Sitzungszuordnung stützten.
  
  Vor der Tagung erhielten die internen Teams von Libbs eine Schulung zur Nutzung der Event-Management-Plattform. Mithilfe von IoT-Technologien wurde die Zugangskontrolle am Eingang mit der InEvent-Software synchronisiert, um alle Aktivitäten der Teilnehmer in Echtzeit zu verfolgen.

Ergebnisse

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  Ich wollte Ihnen etwas über meine Erfahrungen bei der Arbeit mit InEvent erzählen. Von Anfang an war uns klar, dass wir Teil des Projekts waren – es handelte sich nicht nur um eine weitere Kunden-/Lieferantenbeziehung. Es ist uns gelungen, ein Umfeld und eine sehr fruchtbare Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Und das spiegelt sich hier in der Konvention mit den von uns gesammelten Umfragen wider; mit 100 % Plattformgenehmigung. Deshalb habe ich einfach Komplimente vom gesamten Team bekommen. Rafael Feo - IT-Architekt bei Libbs

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  Ich denke, der wichtigste Punkt, den wir hatten, war von Anfang an die Partnerschaft mit InEvent. Die Möglichkeit, nicht als Kunde/Lieferant zu arbeiten, sondern als einzigartiges Team, das zum Erfolg des Projekts und zum Erfolg der Tagung führt – und dennoch das Kundendienstteam zur Verfügung zu haben, um die Probleme zu lösen. Nicht unbedingt entwickeln, sondern die Probleme verstehen und nach Lösungen suchen. Das war entscheidend für unseren Erfolg! Glenda Borges Madeira de Souza – Systemkoordinatorin bei Libbs

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  Was mir an dem Tool am besten gefallen hat, ist, dass es jetzt praktisch in unseren Händen liegt – die Updates, alles in Echtzeit. Bei unserem bisherigen Tool mussten alle Änderungen an den Lieferanten weitergegeben werden. Nicht mehr – wir konnten in Echtzeit aktualisieren und waren nicht auf eine Internetverbindung angewiesen. Das Feedback der Teilnehmer war sehr positiv. Giovanna Paula Silva Martins – Koordinatorin für Lernen und Veränderung bei Libbs

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  Für unseren Kongress 2018 haben wir das InEvent-Tool verwendet – ein Tool, das uns mehrere Vorteile und Verbesserungen brachte, insbesondere bei der Erstellung der Agenda zur Organisation von Aktivitäten, Gruppen und der Zuteilung von Personen. Es hat uns auch bei der Logistik geholfen, da jeder Teilnehmer auf sehr einfache und klare Weise Zugriff auf Fluginformationen hatte. Dieses Jahr war es sehr gut – ich habe nur Komplimente von den Mitarbeitern bekommen und es war großartig, mit Ihnen (InEvent) zusammenzuarbeiten. Danke schön! Lucas Katsui Utsunomia – Systemanalytiker bei Libbs

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  Dieses Jahr hatten wir die Gelegenheit, die InEvent-Plattform zu nutzen – sie ist eine hervorragende Plattform für Veranstaltungen. Wir konnten die gesamte Agenda und die gesamte Logistik unter einen Hut bringen – Informationen, mit denen wir nicht organisiert arbeiten konnten, konnten wir mit dieser App zentralisieren. Es verfügt über mehrere Funktionalitäten, das Support-Personal von InEvent war jederzeit hilfsbereit. (...) Das System ist sehr praktisch, sehr didaktisch. Gabriela Amalia Pinheiro – Eventproduzentin bei Libbs